Toolkit waarderen architectuurarchieven

Wat?

De toolkit is een methodiek:

• Om contextinformatie rond een architectuurarchief te verzamelen en zo archiefwaarden te capteren. Deze archiefwaarden noteren we in een waarderingsformulier.
• Om een stappenplan op te stellen en prioriteiten te bepalen in het beheer van een architectuurarchief. Dit stappenplan krijgt zijn neerslag in een archiefbeheersplan.

Met ‘archiefwaarden’ bedoelen we alle zaken die een archief betekenisvol maken voor mensen of groepen van mensen. We baseren ons hier op het begrip ‘significance’ uit de methode Significance 2.0.

Waarom?

De toolkit is opgesteld met het oog op architectuurarchieven en wil een antwoord bieden op volgende noden:

• De papieren archieven van architecten worden groter. De toolkit helpt je om te selecteren in archieven en om je keuzes daarbij goed te documenteren.
• Archieven van architecten worden in groeiende mate digitaal. Dit stelt hun archivering voor nieuwe uitdagingen. Niet alleen zijn er nu twee archieven te verwerken - een analoog en een digitaal - maar de langetermijnbewaring van digitaal archief vereist technische kennis en voorbereidend werk. De toolkit helpt je om prioriteiten te bepalen.
• Een archief krijgt vooral waarde met voldoende contextinformatie. De toolkit helpt je om archiefvormers en stakeholders te betrekken. Op die manier kun je het archief verrijken met extra informatie, de toegankelijkheid verbeteren en valoriseren.

De toolkit kan voor verschillende types vragen worden gebruikt, maar is voornamelijk ontworpen om selecties te kunnen maken binnen archiefmateriaal. Dit betekent:

• Bepalen welk materiaal wel of niet voor bewaring in aanmerking komt
• Bepalen welke archieven of onderdelen van archieven een meer doorgedreven bewaring krijgen en welke niet.

Waar overheidsarchieven kunnen terugvallen op selectielijsten, is dit voor privaatrechterlijke archieven niet mogelijk. De toolkit wil een kader creëren om bij waardering in privaatrechterlijke archieven gestructureerd te werk te gaan. De methodiek vertrekt vanuit drie factoren: (1) het aanwezige archief, (2) de historiek van de archiefvormer, (3) de belangen van de gebruikers.

Workflow

Tijdens een waarderingstraject doorloop je volgende stappen:

• Probleemstelling: Wat is de vraag? Wat moeten we oplossen?
• Basisregistratie archief: Weet waarover je spreekt en creëer een overzicht!!
• Gesprekken met de archiefeigenaars: Maak zoveel mogelijk gebruik van bestaande kennis.
• De organisatie van klankbordgroepen: Betrek de doelgroepen en zorg voor een forum.
• Finalisering: Beëindig het waarderingsformulier en archiefbeheersplan

Dit is de ruggengraat van een waarderingstraject die het VAi volgt om archieven te waarderen. Het is niet zo dat ieder waarderingstraject op dezelfde wijze kan worden vormgegeven. De methodiek die wordt gevolgd hangt steeds af van de beschikbare middelen, de probleemstelling, het archief en de archiefeigenaar.

Bijvoorbeeld: Idealiter zijn er twee bijeenkomsten van de klankbordgroep, maar soms zullen er drie nodig zijn. Soms volstaat één bijeenkomst. Maar het is ook mogelijk dat je op een andere manier externen betrekt dan in een klankbordgroep.

Een volledig traject zal niet altijd mogelijk zijn en is ook niet nodig voor elk archief. Wat vooral van belang is, is dat je in de mate van het mogelijke via gesprekken informatie over het archief verzamelt op basis waarvan je gedragen beslissingen kunt nemen. Hoe meer personen je betrekt, hoe meer je kan bijleren over het archief.

1. Probleemstelling

De probleemstelling kan eender wat zijn. Meestal gaat het om selectievraagstukken die op een gegeven moment moeten worden opgelost om het archief te beheren, zoals:

• Het archief is erg groot en kan niet in zijn volledigheid worden bewaard. Welke delen bewaar ik en welke niet?
• Het archief is erg groot en beslaat meerdere ruimtes. Er is ook een groot digitaal deel dat verspreid wordt bewaard op meerdere dragers of cloudplatformen. Met welk deel begin ik voor de verwerking?
• Een archief zoekt een bestemming op de lange termijn. Wat zijn de mogelijkheden om het archief duurzaam te huisvesten en wat komt er allemaal bij kijken?

2. Basisregistratie archief

Tijdens de basisregistratie van het archief vergewis je je van alle onderdelen van het archief. Het is erg belangrijk om je ervan bewust te zijn dat een archief geen loshangende verzameling is van verschillende documenten of maquettes. Integendeel, het is een geïntegreerd geheel van informatie, dat tot stand kwam tijdens de activiteiten van de architect, en van die activiteiten getuigt.

3. Gesprekken met de archiefeigenaars

De archiefeigenaar is de persoon die meestal het meeste kennis heeft over het archief. Door gesprekken met deze persoon probeer je zoveel mogelijk kennis over het archief te verzamelen.

Omgekeerd leert de archiefeigenaar ook jouw organisatie en werking beter kennen, en wordt hij /zij ook beter vertrouwd met jouw perspectief als erfgoedwerker.

4. De organisatie van klankbordgroepen

Na een archiefregistratie en gesprekken met de archiefvormer heb je meestal al enorm veel informatie over het archief verzameld. Maar het is aanbevolen om ook externen bij het archief te betrekken. Dit heeft verschillende voordelen:

• Externen kijken met een ander perspectief naar het archief, zodat ook nieuwe archiefwaarden kunnen worden geïdentificeerd, waar jij of de archiefeigenaar nog niet aan hadden gedacht.
• Je plant verschillende denkmomenten in. Het zorgt voor een externe toetsing en het zorgt voor een zekere doorlooptijd, zodat beslissingen verder kunnen rijpen.
• Je zorgt ervoor dat meer mensen het archief kennen. Je creëert als het ware een netwerk rond het archief
• Tegelijk leert dit netwerk ook beter de werking van je erfgoedinstelling kennen. Waar is een erfgoedinstelling zoal mee bezig? Met welke keuzes worden wij telkens geconfronteerd?

De resultaten van de waardering

Je waardering resulteert in twee documenten:

• Een waarderingsformulier: Wat zijn de waarden van het archief?
• Een archiefbeheersplan: Hoe moet het archief worden beheerd? Wat zijn de prioriteiten?

1. Waarderingsformulier

Een waarderingsformulier is één van de twee documenten die het resultaat vormen van het waarderingstraject. In het waarderingsformulier beschrijf je aan de hand van verschillende criteria de betekenis van het architectuurarchief en zijn onderdelen voor de archiefeigenaar en de gemeenschap.

Het Vlaams Architectuurinstituut maakte een waarderingsformulier om gehele architectuurarchieven te waarderen.

Waarderingsformulieren kunnen ook opgesteld worden om onderdelen van archieven te waarderen en te wegen. Deze formulieren kunnen variëren naargelang de specifieke case. Hoe meer je een archief in detail gaat bestuderen, hoe eenvoudiger het formulier best is, om het invullen ervan werkbaar te houden.

• Focus je in het begin vooral op het verkrijgen van voldoende contextinformatie
• Zorg bij archiefonderdelen voor voldoende beeldmateriaal, zodat duidelijk is wat er precies wordt gewaardeerd.

2. Het archiefbeheersplan

Het archiefbeheersplan is één van de twee documenten die het resultaat uitmaken van je waarderingstraject. In het waarderingsformulier beschrijf je in verschillende hoofdstukken de stappen die je gaat nemen.

Meer lezen

FARO, het steunpunt voor het roerend en immaterieel cultureel-erfgoedveld, houdt op haar website een toolbox waarderen bij. Hier vindt iedereen die een waarderingstraject wil beginnen alle informatie terug. Je vindt er internationale modellen en verschillende toepassingen uit binnen- en buitenland.