In de gemeentelijke archiefdiensten van de Westhoek bevindt zich heel wat interessant archiefmateriaal dat de wederopbouw na WO I documenteert. Dit archiefmateriaal is niet geïnventariseerd en slechts op summiere wijze ontsloten. Het vormt geen apart geheel maar wordt bewaard tussen het overige gemeentelijk archief.
Bij de aanvang van het onderzoek naar een beter beheer en een betere ontsluiting van het gemeentelijk wederopbouwarchief werd via een enquête de staat van het archief bevraagd voor elk van de 18 Westhoekgemeenten. Vervolgens werden 18 plaatsbezoeken uitgevoerd, om een eerste globaal overzicht te bekomen. Hieruit bleek dat in de verschillende gemeentelijke archieven het soort archief dat over de wederopbouw werd bewaard, in grote lijnen gelijkaardig was. Bovendien leerde het overzicht dat er binnen het tijdsbestek van het project ‘Het Gekwetste Gewest’ strategische keuzes moesten worden gemaakt om het gemeentelijk wederopbouwarchief beter toegankelijk te maken. Daarop werd gekozen voor een methodiek op basis van vier pilootgemeenten, namelijk Boezinge (Ieper), Dranouter (Heuvelland), Leke (Diksmuide) en Zonnebeke (Zonnebeke).
Een gedetailleerde archivalische studie van het wederopbouwarchief van deze vier gemeenten leidde tot een selectie van 154 archiefstukken. Deze stukken zitten in archiefdozen die in de meeste gevallen geordend zijn volgens het NDC-systeem (Nationale Decimale Classificatie) of het UDC-systeem (Universele Decimale Classificatie). Binnenin deze archiefdozen is het archiefmateriaal echter grotendeels ongeordend. Het onderzoek in het kader van Het Gekwetste Gewest naar de inhoud van het gemeentelijk archiefmateriaal over de wederopbouw en de selectie van 154 documenten gebeurde uitsluitend op basis van ongeordend materiaal. Dit neemt niet weg dat elke gemeente nog andere reeksen bezit die voor het onderzoek naar de wederopbouw interessant zijn. Om te beginnen zijn er de gemeenteraadsverslagen, de verslagen van het schepencollege en de registers van de briefwisseling. Wat de financiële kant van de zaak betreft - belangrijk gezien het aspect van de uitbetaling van schadevergoedingen en toelagen - zijn er aparte reeksen voor de begroting, de dienstjaarrekeningen met bijhorende bewijsstukken en de grootboeken (uitgaven en ontvangsten). Sommige archiefdiensten bewaren ook archief van de plaatselijke samenwerkende vennootschap voor oorlogsschade (bijvoorbeeld Diksmuide en Nieuwpoort).
Bij de selectie van de stukken is in de eerste plaats uitgegaan van de representativiteit van elk stuk voor het gemiddelde gemeentelijk wederopbouwarchief in de Westhoek. De eerdere bezoeken aan alle 18 archiefdiensten, waarbij telkens steekproeven werden gedaan in het archief van een aantal deelgemeenten, hielpen om die afweging te maken. Een ander belangrijk criterium was dat de 154 documenten geselecteerd zijn uit ongeordend materiaal en niet uit eenvoudig doorzoekbare reeksen zoals de gemeenteraadsverslagen of de rekeningen, zoals hoger reeds aangehaald.
De afbakening van wat men mag verstaan onder ‘wederopbouwarchief’ is niet eenduidig. Het proces van de wederopbouw was zo grootschalig en ingrijpend dat het zich liet voelen op zo goed als alle vlakken van het bestuur. Daarnaast zouden sommige documenten ook zijn voorgekomen zonder dat de wederopbouw plaatshad, zoals bijvoorbeeld ‘processen-verbaal van commodo et incommodo’ of het verplicht bekendmaken van een aanbesteding voor het heropbouwen van een gemeentelijk gebouw. Hoewel voor dit project het onderzoek breed werd opgevat - van de heropbouw van gebouwen over het herstel van wegen tot en met de heraanleg van riolen - werd wel consequent vooropgesteld dat in de eerste plaats een thema bestudeerd werd en niet zozeer een periode. Een brief van de bestuurder van het secretariaat van de Dienst der Verwoeste Gewesten over de goedkeuring van zitpenningen van gemeenteraadsleden werd daarom niet opgenomen in de selectie van stukken.
Ook de afbakening in de tijd, met andere woorden de grens tussen herstellingswerken in het kader van de wederopbouw en onderhoudswerken in de tweede helft van de jaren 1920, is moeilijk te bepalen. De opheffing van de Dienst der Verwoeste Gewesten op 19 augustus 1926 is een belangrijke indicatie dat de wederopbouw op dat moment grotendeels voltooid was. Daartegenover staat dat de Dienst voor Vereffening der Oorlogsschade in dat jaar de afhandeling van de schadedossiers lijkt te hebben overgenomen en dat grote publieke gebouwen pas veel later werden opgeleverd. Zo waren de Lakenhallen van Ieper bijvoorbeeld pas in de loop van de jaren 1960 volledig heropgebouwd. In dit project is het begin van de Tweede Wereldoorlog als eindpunt van het onderzoek genomen. De marge na de afschaffing van de Dienst der Verwoeste Gewesten is voldoende ruim en de heropbouw die plaatsvond als gevolg van de volgende oorlog gebeurde in een nieuw kader van instellingen en regelgeving.
Alle archiefstukken die men over de wederopbouw in de gemeentearchieven kan terugvinden, komen rechtstreeks of onrechtstreeks voort uit het kluwen van wet- en regelgeving dat na (en deels ook al tijdens) de oorlog tot stand kwam met het oog op het herstel. De talloze referenties in documenten naar (artikels uit) wetteksten, de nummeringen op de omzendbrieven en niet in het minst de verwijzingen naar andere wetten in de wetteksten zelf, zijn een indicatie van die complexiteit.
Om de geselecteerde archiefstukken in hun context te plaatsen, is uit de wetten met betrekking tot de wederopbouw een beknopte selectie gemaakt. Deze wetten zijn nadrukkelijk gekozen op basis van de selectie van de archiefstukken zelf, namelijk vanuit de vraag welke wetteksten nodig waren om de stukken uit het gemeentelijk wederopbouwarchief die in het kader van het project zijn gereproduceerd, te kaderen. Ook bij de situering van elke wet en bij de selectie van relevante artikels is steeds een goed begrip van de archiefstukken voor ogen gehouden en is er niet ingegaan op artikels die wel interessant zijn voor de geschiedenis van de wederopbouw, maar niet bijdragen aan de interpretatie van de geselecteerde archiefstukken. In die zin vormen de geselecteerde wetten een aanvulling op de wetteksten die zijn opgenomen in het ‘Handboek van den Dienst der Verwoeste Gewesten (1920)’ en de ‘Beknopte Bekendmaking nopens den Dienst der Verwoeste Gewesten (1919-1921)’.
Vanuit de 154 geselecteerde stukken was het mogelijk de belangrijkste spelers die bij de wederopbouw op gemeentelijk niveau betrokken waren, te identificeren. Voornamelijk op basis van de briefhoofden en handtekeningen van betrokken instellingen of personen bij de totstandkoming van de stukken, werd een lijst van actoren opgesteld. Deze lijst is een amalgaam aan private en publieke instanties en reflecteert de complexe structuur van verantwoordelijkheden die de wederopbouw met zich meebracht. Bij het opmaken van de lijst werd enerzijds rekening gehouden met de hoeveelheid archief die de actor op gemeentelijk niveau genereerde. De Dienst der Verwoeste Gewesten, de Rechtbank voor Oorlogsschade, de Dienst voor Vereffening der Oorlogsschade, het Koning Albertsfonds, maar evengoed het Gemeentekrediet en het Verbond der Samenwerkende Vennootschappen voor Oorlogsschade mochten om die reden niet ontbreken. Anderzijds werden actoren opgenomen waarvan veel minder archiefmateriaal in het gemeentearchief voorkomt, maar wiens rol in de wederopbouw uit de documenten erg relevant bleek. De Boerenbond, de Dienst voor Oorlogsschade en het Ministerie van Nijverheid en Arbeid zijn daar goede voorbeelden van.
Het archief over de wederopbouw dat bij de Westhoekgemeenten bewaard wordt, is sinds de fusies van de jaren 1970 in de meeste archiefdiensten samen met de rest van het gemeentelijk archief geordend door middel van het NDC-systeem (Nationale Decimale Classificatie) of het UDC-systeem (Universele Decimale Classificatie). Deze classificaties zijn onderwerpsmatig opgevat en verouderd volgens de huidige archieftechnische normen, die een functionele ordening van archief vooropstellen.
Het archiefschema voor gemeentelijk archief over de wederopbouw is daarom gebaseerd op een bestaande selectielijst die is opgemaakt door de werkgroep Lokaal Overheidsarchief van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD). Deze lijst gaat uit van de taken die een gemeente uitoefent en de documenten die ze in functie daarvan opmaakt en ontvangt.
In het kader van Het Gekwetste Gewest werd de oefening gedaan om de 154 geselecteerde archiefstukken over de wederopbouw na WO I in te passen in dit functionele classificatieschema van de VVBAD. De onderverdeling van het bestaande schema werd behouden maar waar het nodig bleek, werden nieuwe reeksen ingevoegd in de hiërarchische structuur. Op die manier kan de eventuele (her)ordening van archiefstukken over de wederopbouw worden ingebed in de ordening van álle stukken van het gemeentearchief. Het schema kan ook een hulpmiddel zijn bij het beschrijven van de stukken.