Onder intellectueel beheer verstaan we alle systemen die ervoor zorgen dat je materiaal teruggevonden kan worden en volledig is. Bij archiefbeheer is het daarbij cruciaal dat de context waarin een archiefdocument is gecreëerd behouden wordt.
In deze adviezen gaan we in op meer professionele aspecten van het ordenings- en klasseringswerk, zoals internationale standaarden en softwaresystemen, steeds met nadere aandacht voor de thema's architectuur, design, stedenbouw en bouwbedrijf.
Een metadataschema of datastructuur legt vast hoe verschillende beschrijvingselementen (bv. auteur, ontstaansgeschiedenis, trefwoorden) worden gestructureerd. Je kunt zelf een metadataschema uitdenken, maar er bestaan ook veel gestandaardiseerde metadataschema's. Standaardmetadataschema's zijn schema's die berusten op internationale, nationale of sectorale afspraken.
Door gebruik te maken van standaarden sluit je je aan bij systemen die wereldwijd worden gebruikt. Dit heeft het voordeel dat je zelf het warm water niet moet uitvinden en dat iemand anders sneller zal begrijpen wat je bedoelt. Voorbeelden zijn ISAD(G), AAT, Docomomo, Dublin Core, LIDO... Zeggen deze termen je niets, neem dan een kijkje in ons advies over standaarden voor archiefbeschrijvingen.
Is het nu Albert Van huffel of Albert Van Huffel, Léon Stynen of Leon Stijnen, Jozef Smolderen of Jef Smolderen? Is het voorgevel of façade, opstand of geveltekening? Iedereen die ooit in Excel een filteroperatie heeft toegepast weet ervan: filteren lukt maar als consequent dezelfde term wordt ingevoerd. Het is niet meteen gebruiksvriendelijk als je naar huizen zoekt, maar ook termen als 'woning', 'woonst', 'rijhuis' etc. ziet staan.
Om dit op te lossen kun je gebruikmaken van een vaststaande, gecontroleerde namen- of trefwoordenlijst. Nog beter is het als je ook een lijst gebruikt die ook buiten de organisatie wordt gebruikt. Daarvoor bestaan er standaardterminologieën. Welkom in de wereld van de AAT, VIAF, Wikidata en ODIS.
Maak je een archiefinventaris aan in een Word-bestand? Beter dan niets! Gebruik je een spreadsheet-programma als Excel? Goed bezig! Maar helemaal professioneel is het gebruik van een databank. Nog een trapje verder is toepassen van een archief- of collectiebeheersysteem. Dit is een databank die optimaal is geconfigureerd om archieven of collecties te beschrijven.
Meer info binnenkort